10 советов по организации успешного мероприятия

Организация мероприятия — непростая задача. Но я могу выделить 10 ключевых моментов, о которых вам следует помнить, чтобы все прошло хорошо.

1. Определите цель и формат

Это кажется довольно очевидным, но стоит критически подойти к этому вопросу. Сформулируйте свою цель как можно конкретнее: вы хотите донести знания до участников; выразить благодарность партнерам; собрать средства на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? Формат мероприятия будет зависеть от ответа: его концепции, времени и продолжительности, распределения ролей в команде, планировки зала, организации питания и звука. Кстати, концертно-праздничное агентство доступно на странице https://luchshee-event.ru специализированного сайта.

2. Уделите достаточное внимание планированию

План должен включать логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный для всей команды, где каждый член мог бы видеть задачи других и общую картину. Сначала подготовьте список основных задач, а затем изложите их как можно более подробно в виде конкретных шагов, которые необходимо выполнить. Важно указать временные рамки в плане: время, необходимое для выполнения задачи. Его часто недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидали.

3. Составьте свой бюджет с учетом непредвиденных ситуаций

Посмотрите на список задач и отразите их в своем бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, на моей работе произошел инцидент, когда в день мероприятия под открытым небом шел дождь. Нам пришлось немедленно сменить место проведения и перевезти все оборудование и мебель. Лучше подумать о таких вещах заранее и быть готовым к ним финансово.

4. Продумайте все до мельчайших деталей

Если вы хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мельчайших деталей: как они зарегистрируются, кто и как будет приветствовать участников, какая музыка будет играть, есть ли у вас интересный уголок для фотографий, как выглядят ваши презентации и как одета ваша команда, что делать во время перерывов.

Например, во время регистрации участникам может быть предложена возможность посетить краткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информационное видео.

Постарайтесь удивить людей и создать вау-эффект, превзойдите их ожидания в самых обычных вещах. Это именно то, что создает ощущение мероприятия.

5. Проверьте место проведения и разработайте план Б

Всегда проверяйте место проведения лично на этапе выбора. В самый неожиданный момент может оказаться, что в зале неправильно работает кондиционер, нет туалетов для инвалидов или оборудование не проходит через дверь. Поэтому проверяйте такие проблемы заранее.

Однажды я проводил конференцию на 50 человек в течение часа после начала мероприятия, владелец помещения попросил освободить помещение без каких-либо объяснений. В конце концов, мы провели часовую тренировку с участниками в соседнем парке, пока не нашли новое место. Вы можете думать, что такая ситуация с вами не случится, но всегда лучше иметь план B.

6. Распределите обязанности

Очень важно распределять задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время мероприятия. Распределите обязанности по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то другой — за приветствие выступающих, другой человек — за оборудование, за кейтеринг, общение с прессой и т.д. У каждого человека должна быть своя зона, за которую он должен нести ответственность на протяжении всего мероприятия.

Раздайте каждому члену команды документ с распределенными обязанностями, чтобы каждый знал, к кому обратиться по любому конкретному вопросу.

7. Расскажите своей аудитории о мероприятии

Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип мероприятия, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет — все это определяет ваш маркетинговый подход. При выборе медиа-партнеров сосредоточьтесь на тех, кто ориентирован на вашу аудиторию. Лучше иметь несколько партнеров, но целевых, чем рассказывать о мероприятии практически всем.

Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно краткое и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.

8. Обратите внимание на обслуживание

Убедитесь, что ваша команда следует правилу «Утиной морды». Будьте дружелюбны к участникам, докладчикам и партнерам. Постарайтесь решить их проблемы или вопросы и оправдать их ожидания, даже если вы чувствуете усталость и не все идет по плану. В конце дня люди запоминают то, как к ним относились, и атмосферу, а не то, что говорил оратор на сцене.

9. Проведите окончательную проверку за 24 часа до мероприятия

Убедитесь, что вы проинформировали участников о том, как добраться до места проведения, пригласили всех важных гостей и подготовили печатные материалы, аудио- и видеоконтент. Проверьте, понимают ли все свои задачи и ответственность и готово ли помещение. Для этой цели вы можете составить контрольный список, подобный этому одному.

Аналогичный контрольный список можно составить для проверки подготовки в день мероприятия: все ли на месте, работает ли, выполняется ли вовремя.

Обязательно распечатайте программу мероприятия, пусть у каждого члена команды и волонтеров будет копия. Кроме того, дайте всем основной контактный номер телефона для связи друг с другом в случае чрезвычайной ситуации.

10. Запрашивайте отзывы

Вы, вероятно, будете уставшими и счастливыми после мероприятия, но вам будет трудно дать объективную оценку тому, как все прошло. Именно поэтому попросите участников заполнить печатную форму оценки в конце мероприятия или онлайн-форму, когда они вернутся домой. Попросите их оценить различные аспекты мероприятия: логистику, спикеров, локации и работу организаторов. Эта информация поможет вам избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших мероприятий. Если возможно, получите обратную связь через социальные сети или запишите видеообзоры в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше мероприятие состоится снова.

Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте оптимистичны и не бойтесь сюрпризов, и ваше мероприятие пройдет успешно!